Notice d’information sur le traitement de vos données personnelles.

 

Notice d'information - Clients Babychou Services

Quel est l’objet de cette notice ?

Dans le cadre du contrat conclu entre vous et votre agence Babychou de proximité (« nous »), nous collectons et traitons des données personnelles en tant que responsable de traitement.

À cet effet, et en vertu de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (la « Loi Informatique et Libertés »), ainsi que du Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »), nous souhaitons vous informer sur les traitements réalisés sur vos données personnelles, ainsi que sur vos droits.

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Afin d’être en mesure de fournir les services de garde d’enfant(s) dont vous avez souhaité bénéficier, et du fait de votre statut de client, nous sommes amenés à collecter et traiter des données personnelles vous concernant, ou concernant vos enfants, les titulaires de l’autorité parentale et/ou les personnes de contact désignées (« vos données personnelles »).

Ces données peuvent être fournies directement par vous ou par votre Babychou-sitter, lors de la mise en place des services (prise en compte et analyse du besoin) et du contrat, ainsi que tout au long des services fournis. Ces données peuvent notamment inclure : des données d’identification, de contact, relatives à la vie personnelle, financières, relatives au domicile des enfants gardés, etc. Des données concernant la santé des enfants gardés peuvent éventuellement être traitées, notamment en ce qui concerne des allergies, traitements à prendre, régimes alimentaires, ou incidents survenant, etc.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Votre agence Babychou Services est susceptible de traiter vos données personnelles pour les finalités décrites ci-après. Les finalités correspondent aux raisons motivant le traitement. Chaque traitement de données devant être juridiquement fondé, nous vous indiquons également la base légale pour chaque catégorie de traitement entrepris.

 

• Pour la mise en place des services:
  • Permettre l’élaboration et la signature des conditions générales de vente (CGV) – exécution de mesures précontractuelles entre vous et votre agence Babychou Services.
  • Élaborer votre projet d’accompagnement personnalisé (devis) – exécution de mesures précontractuelles.

• Pour la réalisation des services:
  • Recueillir et traiter toutes données, incluant les données relatives à la santé des enfants gardés, dans la mesure où ces données doivent être connues de la Babychou-sitter pour assurer les services et préserver la sécurité des enfants – l’exécution du contrat, étant entendu que votre consentement à la collecte de données de santé aura été collecté lors de la signature du contrat.
  • Assurer la gestion de la réalisation et suivi des services fournis (sélectionner et proposer un(e) Babychou-sitter, gestion administrative du contrat, facturation, suivi du temps de travail exécuté par le/la Babychou-sitter, etc.) – exécution du contrat (les CGV).
  • Vous mettre à disposition un accès à l’Extranet Clients et assurer la gestion de votre compte sur l’Extranet – intérêt légitime de votre agence Babychou Services de vous mettre à disposition une plateforme vous permettant de gérer les services fournis.

• Pour le suivi de la relation client:
  • Permettre un accompagnement personnalisé du client et assurer le suivi individuel de la relation établie – intérêt légitime de votre agence Babychou Services d’entretenir la relation établie avec vous.
  • Permettre l’envoi de newsletters, d’actualités Babychou Services – intérêt légitime de votre agence Babychou Services et de la société Babychou Management, de communiquer avec vous et de vous proposer des actualités pertinentes ou des offres promotionnelles sur ses services.
  • Permettre la participation aux enquêtes de satisfaction – intérêt légitime de votre agence ou de la société Babychou Management d’optimiser les services fournis par les agences Babychou Services et de promouvoir son image.

• Autres finalités de traitement possibles:
  • Gestion de vos droits sur vos données personnelles – obligation légale de votre agence Babychou Services de vous permettre d’exercer vos droits.
  • Gestion d’éventuels précontentieux ou contentieux – intérêt légitime de votre agence Babychou Services d’être en mesure de rapporter la preuve de l’existence d’un droit ou d’un contrat, le cas échéant.

 

Quels sont nos engagements au sein du réseau Babychou Services ?

Le réseau Babychou Services œuvre pour assurer la protection de la vie privée de l’ensemble de ses interlocuteurs (clients, Babychou-sitter, salariés). Ainsi, chaque agence du réseau Babychou Services met en place des mesures pour assurer sa conformité aux exigences qui lui incombe en matière de protection des données personnelles.

Synthétiquement, nous nous engageons notamment à :

• Ne collecter, traiter ou accéder à vos données que lorsque ces opérations sont strictement nécessaires à la réalisation des traitements susmentionnés.
• Ne pas communiquer ou divulguer, de quelque manière que ce soit, vos données à des personnes non-autorisées, qu’elles soient internes ou externes au réseau Babychou Services.
• Prendre des précautions lorsque nous accédons à, ou manipulons, vos données afin d’assurer leur intégrité, confidentialité et disponibilité.
• Mettre en œuvre et respecter des mesures techniques et organisationnelles adéquates afin d’assurer la sécurité de vos données.

Respecter vos droits à la protection de vos données et votre vie privée.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

De manière générale, vos données sont conservées pendant toute la durée des services que nous vous fournissons, et donc toute la durée du contrat conclu avec vous.

Une fois le contrat arrivé à son terme, vos données personnelles (données d'intervention, des enfants, de planning) seront conservées pendant 4 ans.

Par exception, vos données personnelles utilisées pour l’envoi des newsletters et offres commerciales seront conservées jusqu’à ce que vous vous opposiez à leur traitement, ou au maximum pendant 3 ans à compter du paiement de la dernière facture. De la même manière, vos données personnelles utilisées pour la facturation seront archivées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable lors duquel les derniers services ont été rendus.

Dans le cas où un recours ou contentieux aurait lieu et vous impliquerait directement ou indirectement, vos données personnelles pourront être conservées en archivage jusqu’au terme de la procédure.

Qui peut accéder à vos données personnelles ?

De manière générale, nous appliquons les règles du principe de nécessité concernant l’accès à vos données personnelles. Cela signifie que seules les personnes ayant besoin d’utiliser vos données pour l’exercice de leurs propres fonctions disposent d’un accès à ces dernières.

Concrètement, vos données personnelles peuvent être rendues accessibles à différents types de destinataires :

• Votre agence Babychou Services: votre Babychou-sitter pour la réalisation des services ainsi que le personnel administratif de l’agence, notamment pour la gestion des plannings, la facturation et le suivi de la relation client.
• Les sociétés Babychou Managementet Babychou Developpement : certains services support peuvent avoir accès à vos données personnelles, notamment pour l’assistance de votre agence Babychou Services dans le suivi de la relation client, la gestion des outils informatiques, l’évolution des supports mis à votre disposition, ainsi qu’à des fins statistiques, ou pour collecter les avis déposés à la suite d’enquêtes de satisfaction.
• Les sous-traitants: certains sous-traitants peuvent avoir accès ou traiter vos données personnelles pour notre compte, tels que nos prestataires (ou ceux travaillant avec la société Babychou Management) en charge de l’hébergement de vos données, infogéreurs ou éditeurs des logiciels exploités dans le cadre des services (logiciel métier, logiciel de facturation, base de données CRM, etc) ou des activités de l’agence Babychou Services (gestionnaire de la messagerie professionnelle, etc.).
• Les destinataires externes: certains interlocuteurs peuvent avoir accès à vos données personnelles dans des cas spécifiques, tels que :
  • Notre partenaire à l’origine de notre mise en relation (votre conciergerie, comité d’entreprise ou organisme tiers payeur).
  • Une autre agence Babychou Services si vous souhaitez relocaliser les services de garde.
  • Nos experts-comptables et conseils juridiques, le cas échéant.
  • Les organismes et administrations publics légalement habilités à recevoir vos données personnelles.
  • Les autres sociétés proposant de la garde d’enfants (sous la marque Family Sphere) ou du ménage (sous la marque Bonjour Services) sur votre périmètre géographique, si vous y avez consenti.

 

Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Vous disposez de droits sur vos données personnelles :

• Votre droit d’accèsvous permet de demander une copie des données que nous détenons sur vous, notamment pour en contrôler l’exactitude.
• Votre droit de rectification vous permet de corriger vos données inexactes ou incomplètes.
• Votre droit d’effacement vous permet, dans certains cas, de demander la suppression de certaines de vos données personnelles.
• Votre droit d’opposition vous permet de vous opposer, sous certaines conditions, à l’utilisation de vos données personnelles.
• Votre droit à la portabilité vous permet de récupérer, sous certaines conditions, vos données personnelles « portables » (hors format papier) dans un format lisible par machine.
• Votre droit de limitation vous permet, sous certaines conditions, de demander le « gel » temporaire de l’utilisation de vos données personnelles.
• Votre droit de retirer votre consentement, à tout moment et gratuitement, si celui-ci constitue la base légale d’un traitement que nous réalisons. Le retrait de votre consentement n’impactera pas la licéité du traitement entrepris au préalable.

En tout état de cause, vous avez également le droit de nous communiquer vos directives concernant le sort de vos données personnelles en cas de décès.

Vous pouvez exercer ces droits en écrivant directement à votre agence par courrier postal ou à l’adresse mail de contact générique (adresse postale accessible depuis notre site web : https://www.babychou.com/agence/)

Si vous considérez que nous ne respectons pas nos obligations légales en matière de protection de vos données personnelles, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (« CNIL »).

 

Notice d'information - Intervenants Babychou Services

Quel est l’objet de cette notice ?

Dans le cadre du contrat de travail qui vous lie à votre agence Babychou Services, votre société employeur, c’est-à-dire la société avec laquelle vous disposez d’un contrat de travail (« nous »),collecte et traite vos données personnelles en tant que responsable de traitement.

À cet effet, et en vertu de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (la « Loi Informatique et Libertés »), ainsi que du Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »), nous souhaitons vous informer sur les traitements réalisés sur vos données personnelles, ainsi que sur vos droits.

 

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est une information permettant de vous identifier, directement ou indirectement. Par exemple, votre nom et prénom, votre numéro téléphone personnel et professionnel, votre adresse postale, vos adresses mail personnelle et professionnelle, votre adresse IP, votre matricule interne, etc. sont des données personnelles vous concernant.

Une donnée personnelle peut également désigner un ou plusieurs éléments propres à votre identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

 

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Lors de votre embauche, ainsi qu’au cours de la réalisation de vos fonctions, nous collectons des données personnelles que vous nous fournissez. Les raisons pour lesquelles nous les traitons ainsi que le fondement juridique associé à leur traitement sont précisés ci-dessous :

• Pour la gestion de notre relation contractuelle :
  • Élaboration de votre contrat de travail – exécution de mesures précontractuelles.
  • Gestion de votre dossier, des entretiens professionnels et suivi de votre temps de travail – exécution de votre contrat de travail.
  • Établissement des évaluations professionnelles et gestion de vos compétences – notre intérêt légitime (dans le respect des dispositions applicables).
  • Gestion et accompagnement du salarié RQTH (si vous êtes concerné) – exécution de votre contrat de travail et notre obligation légale.
  • Gestion de votre mobilité professionnelle – notre intérêt légitime d’assurer le suivi de votre mobilité professionnelle, le cas échéant.

• Pour la gestion de votre formation:
  • Gestion de vos demandes de formation et suivi des périodes de formation – exécution de votre contrat de travail.
  • Organisation des sessions de formation et évaluation de vos connaissances – notre intérêt légitime d’assurer le bon déroulement des formations.
  • Gestion de votre compte personnel de formation – notre obligation légale.

 

• Pour la gestion de la paie:
  • Établissement de votre rémunération, mise à disposition de vos bulletins de salaire et opérations connexes (gestion de vos avantages sociaux, des temps de travail, absences, etc.) – exécution de votre contrat de travail.
  • Gestion de votre prélèvement à la source, des acomptes et avances sur salaire (si vous êtes concerné) – notre obligation légale.
  • Établissement de la déclaration sociale nominative (DSN) – notre obligation légale.

 

• Pour la gestion de la sécurité, de la santé au travail et de la médecine de prévention:
  • Gestion de votre mutuelle et de la prévoyance – exécution de votre contrat de travail.
  • Gestion des visites médicales, des déclarations d’accident du travail, des maladies professionnelles ou autres absences – notre obligation légale.
  • Gestion des formations de sécurité – notre intérêt légitime d’assurer et de suivre les formations de sécurité des intervenants.
  • Gestion des dispositifs de vidéosurveillance ou de vidéoprotection, gestion des dispositifs d’alarme – notre intérêt légitime d’assurer la sécurité de nos collaborateurs, de nos biens et de nos locaux.

 

• Pour la gestion de l’organisation au travail:
  • Mise à disposition d’un coffre-fort numérique – notre intérêt légitime de vous permettre de stocker vos documents professionnels de manière sécurisée.
  • Gestion des annuaires internes et organigrammes, de votre agenda et projets professionnels – notre intérêt légitime de suivre l’organisation interne et au niveau du Groupe Babychou.
  • Gestion de votre messagerie professionnelle, gestion de vos dotations individuelles en fournitures et équipements – notre intérêt légitime de vous fournir des outils de travail adaptés à vos fonctions.
  • Gestion de l’intranet ou réseaux privés virtuels internes – notre intérêt légitime d’éditer et de vous donner accès à des espaces collaboratifs de travail.
  • Gestion des actions sociales et culturelles mises en œuvre au sein du Groupe Babychou – notre intérêt légitime de promouvoir la cohésion et le bien-être de nos collaborateurs.

 

• Pour la gestion de la communication interne et externe:
  • Diffusions de newsletters et autres communications – notre intérêt légitime de vous diffuser des conseils utiles en lien avec votre métier, ainsi que des actualités concernant votre agence ou le réseau Babychou.
  • Évaluation de votre satisfaction au travail – notre intérêt légitime d’évaluer votre bien-être d’optimiser vos conditions de travail.
  • Organisation et gestion des participations aux évènements du réseau Babychou – notre intérêt légitime d’animer et de fédérer nos collaborateurs au sein du réseau Babychou.
  • Gestion de votre droit à l’image – votre consentement.

 

Quels sont nos engagements au sein du Groupe Babychou ?

 

Nous œuvrons pour assurer la protection de votre vie privée, ainsi que notre conformité aux exigences qui nous incombent en matière de protection des données personnelles.

Synthétiquement, en notre qualité d’employeur, nous nous engageons notamment à :

• Ne collecter, traiter ou accéder à vos données que lorsque ces opérations sont strictement nécessaires à la réalisation des traitements susmentionnés.
• Ne pas communiquer ou divulguer, de quelque manière que ce soit, vos données à des personnes non-autorisées, qu’elles soient internes ou externes au Groupe Babychou.
• Prendre des précautions lorsque nous accédons à, ou manipulons, vos données afin d’assurer leur intégrité, confidentialité et disponibilité.
• Mettre en œuvre et respecter des mesures techniques et organisationnelles adéquates afin d’assurer la sécurité de vos données.
• Respecter vos droits à la protection de vos données et votre vie privée.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

De manière générale, nous conservons vos données pendant la durée de votre contrat de travail. Cette durée de conservation permet à chaque service habilité (ex : gestion de la paie) de pouvoir accéder facilement à vos données dans l’environnement de travail immédiat.

À l’issue de votre contrat de travail, vos données personnelles seront archivées dans le respect des dispositions du code du travail et du code de la sécurité sociale. L’archivage intermédiaire permettra à certains services habilités d’accéder à vos données dans des situations spécifiques (ex : contentieux prud’homale). Également, l’archivage de vos données nous permet de répondre à certaines obligations de conservation (conservation de votre contrat de travail, de documents comptables, etc.).

Des durées spécifiques peuvent être appliquées pour certains traitements. Ces durées sont en cours de recensement au sein du Groupe Babychou. Une fois recensées, la présente Notice sera mise à jour et vous en serez informé(e).

 

Qui peut accéder à vos données personnelles ?

De manière générale, nous appliquons les règles du principe de nécessité concernant l’accès à vos données personnelles. Cela signifie que seules les personnes ayant besoin d’utiliser vos données pour l’exercice de leurs propres fonctions (ex : gestion RH) disposent d’un accès à ces dernières.

En tout état de cause, vos données personnelles peuvent être communiquées aux catégories d’interlocuteurs suivants, dans la limite de leurs attributions :

• Destinataires internes: les services concernés de votre société employeur en fonction du traitement envisagé (par exemple, le responsable de votre agence pour la gestion des plannings,
  

Veuillez noter qu’au regard de notre organisation, certains services de la société Babychou Management (exemple : service communication pour l’envoi des newsletters) ou de la société Babychou Développement (exemple : collecte de votre avis dans le cadre d’enquêtes de satisfaction) peuvent avoir accès à vos données. Le principe de nécessité continue de s’appliquer.

 

• Sous-traitants: certains sous-traitants peuvent avoir accès ou traiter vos données personnelles pour notre compte, tels que :
  • L’éditeur de notre logiciel métier (XIMI).
  • L’éditeur de votre messagerie professionnelle, ainsi que les éditeurs des logiciels qui vous sont mis à disposition dans le cadre de vos fonctions.
  • Les prestataires en charge de la gestion des ressources humaines et de la paie, ainsi que le gestionnaire du coffre-fort numérique.
  • Les éditeurs des logiciels exploités par le réseau Babychou Services (pour l’envoi des communications et newsletters, ainsi que des enquêtes de satisfaction ou invitations à des évènements organisés au sein du réseau Babychou.
  • Les prestataires chargés de l’organisation des évènements auxquels vous êtes amené à participer.

 

• Destinataires externes: certains interlocuteurs peuvent avoir accès à vos données personnelles dans des cas spécifiques, tels que :
  • Nos clients, lorsque vous êtes en intervention auprès d’eux.
  • Nos experts-comptables et conseils juridiques, le cas échéant.
  • Les organismes compétents dans la gestion des aides et assurances sociales.
  • Les organismes financiers intervenant dans la gestion de nos comptes.
  • Les organismes et administrations publics légalement habilités à recevoir vos données personnelles.
  • Les organismes de formation auxquels vous êtes confiés dans le cadre de votre montée en compétences.

 

Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Vous disposez de droits sur vos données personnelles :

• Votre droit d’accèsvous permet de demander une copie des données que nous détenons sur vous, notamment pour en contrôler l’exactitude.
• Votre droit de rectification vous permet de corriger vos données inexactes ou incomplètes.
• Votre droit d’effacement vous permet, dans certains cas, de demander la suppression de certaines de vos données personnelles.
• Votre droit d’opposition vous permet de vous opposer, sous certaines conditions, à l’utilisation de vos données personnelles.
• Votre droit à la portabilité vous permet de récupérer, sous certaines conditions, vos données personnelles « portables » (hors format papier) dans un format lisible par machine.
• Votre droit de limitation vous permet, sous certaines conditions, de demander le « gel » temporaire de l’utilisation de vos données personnelles.

En tout état de cause, vous avez également le droit de nous communiquer vos directives concernant le sort de vos données personnelles en cas de décès.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant directement par courrier postal ou à l’adresse mail de contact de votre directeur d’agence .

Si vous considérez que nous ne respectons pas nos obligations légales en matière de protection de vos données personnelles, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (« CNIL »).